Privacyverklaring

mei 2018

Algemeen

De PCB de Mare respecteert de privacy van iedereen die bij de school betrokken is. Als school werken wij met verschillende soorten persoonsgegevens, zoals adresgegevens, e- mailadressen en resultaten (cijfers). Daar gaan wij zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring, die in het bijzonder betrekking heeft op de persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers, vertellen wij u daar meer over.

Contactgegevens

PCB de Mare
De Rotsduif 22
7609 VK Almelo
Telefoon: 0546-538703

PCO

PCB de Mare maakt deel uit van Stichting PCO Noord Twente. PCO Noord Twente is het zogenoemde bevoegd gezag en is daarmee ook eindverantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens binnen onze school.

De contactgegevens van PCO Noord Twente zijn:

Stichting PCO Noord Twente Boddenstraat 54
7607 BN Almelo
Telefoon: 0546-539534
E-mail: info@pcont.nl

Functionaris voor gegevensbescherming (FG)

Stichting PCO Noord Twente beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming (FG). Dat is de heer V. Buitenhuis. Hij is bereikbaar via het telefoonnummer 0546-539534 of per e-mail: vbuitenhuis@pcont.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als school hebben wij diverse persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers nodig om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om op een goede manier onderwijs te kunnen geven en om invulling te geven aan diverse andere doeleinden (die verderop in deze privacyverklaring zijn opgesomd). Het gaat om de volgende (categorieën van) persoonsgegevens, waarbij relevant is dat deze alleen worden verwerkt voor zover deze noodzakelijk zijn voor een van de beschreven doeleinden:

• algemene (contact)gegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers (verzorgers), zoals naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer;
• het persoonsgebonden nummer;
• nationaliteit en geboorteplaats;
• relevante financiële gegevens, waaronder een bankrekeningnummer;
• het opleidingsniveau van de ouders;
• gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en ondersteuning, waaronder de behaalde studieresultaten en -voortgang;
• gegevens betreffende de gezondheid, het welzijn van de leerling en de ondersteuningsbehoefte (waaronder het ontwikkelingsperspectief) voor zover die noodzakelijk zijn voor de begeleiding en ondersteuning;
• gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen;
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen
• gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van schoolgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten;gegevens over aan- en afwezigheid, verslagen van gesprekken met ouders, MDOverslagen;
• schoolgegevens, waaronder de naam van een eerdere school, de naam van de zorgcoördinator/mentor/intern begeleider, de klas waarin de leerling zit, gegevens over in- en uitschrijving, gegevens over de schoolloopbaan en rapportages vanuit primair onderwijs (waaronder het onderwijskundig rapport) en eventueel van andere scholen van voortgezet onderwijs;
• activiteiten en maatregelen die door de school zijn ondernomen met betrekking tot de leerling, alsmede de resultaten hiervan;
• bestaande of (relevante) afgesloten hulpverleningscontacten, arrangementen vanuit het Samenwerkingsverband passend onderwijs en de namen van contactpersonen;
• relevante persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, die door de betrokkenen zelf of door externe partijen worden verstrekt met betrekking tot de problematiek van de betreffende leerling, waaronder bijvoorbeeld de resultaten van psychologisch onderzoek;
• foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten waarop leerlingen zijn afgebeeld (uitsluitend voor zover daartoe toestemming is gegeven);
• eventuele andere gegevens waarvan de verwerking wordt vereist door wet- of regelgeving.

Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens?

Onze school verwerkt persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor, of verenigbaar met de volgende doeleinden:

• de organisatie van de school en het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van studieadviezen;
• het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;
• het bewaken van de veiligheid binnen de school en op het schoolterrein, en het beschermen van eigendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;
• het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen alsmede van informatie over de school en de leerlingen op de website;
• het bekendmaken van activiteiten van de school of het voeren van pr-activiteiten van de school, bijvoorbeeld op de website, in brochures, in de schoolgids of via social media;
• het berekenen, vastleggen en innen van school- en lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen (ter incasso);
• het faciliteren van medezeggenschap activiteiten en de ouderraad, waaronder de verkiezingen;
• het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
• het onderhouden van contacten met oud-leerlingen;
• het voldoen aan wet- en regelgeving;
• juridische procedures waarbij de school en/of Stichting PCO Noord Twente betrokken is.

Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens indien daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. Er moet dus voor het verwerken van persoonsgegevens altijd een van de onderstaande grondslagen toepasselijk zijn:

• de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan onze school is opgedragen;
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op onze school rust;
• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van onze school of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen;
• de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden; deze toestemming kan op elk moment worden ingetrokken (of alsnog worden gegeven).

Sommige door ons verwerkte persoonsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld gezondheidsgegevens die noodzakelijk zijn voor het adequaat ondersteunen van een leerling. Deze persoonsgegevens mogen alleen onder specifieke voorwaarden worden verwerkt. Dat betekent dat wij deze persoonsgegevens alleen verwerken als aan deze voorwaarden voldaan is.
Sommige persoonsgegevens zijn voor ons zodanig noodzakelijk dat wij, gelet op de doelstellingen van onze organisatie en vanwege de op ons rustende wettelijke verplichtingen, niet zonder kunnen. Wij hebben bijvoorbeeld diverse gegevens van de leerling en zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) nodig voor de beoordeling van de aanmelding en het verrichten van de inschrijving. Als dergelijke gegevens niet worden verstrekt, kunnen wij de aanmelding niet beoordelen en de leerling dus ook niet inschrijven.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Soms verstrekken wij ook persoonsgegevens aan andere organisaties, dus buiten de school en Stichting PCO Noord Twente. Dat moet dan wel passen bij onze doeleinden en er moet een wettelijke grondslag voor bestaan (zie hierboven).
In de eerste plaats zijn er leveranciers die op onze instructie persoonsgegevens verwerken. Denk aan de leveranciers van het administratie- en/of leerlingvolgsysteem en van (al dan niet) digitale leermiddelen. Met dergelijke leveranciers
(‘verwerkers’) zijn goede afspraken gemaakt om de betreffende persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen. We zullen persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden.

Verder delen wij soms ook persoonsgegevens met andere organisaties. Voorbeelden zijn het Samenwerkingsverband passend onderwijs (SWV), de leerplichtambtenaar, de instellingsaccountant, de Inspectie van het Onderwijs, de gemeente en het ministerie van OCW (DUO). Uiteraard gebeurt dit alleen voor zover dit noodzakelijk is, en er sprake is van een specifieke grondslag. In veel gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens met deze organisaties te delen. Als dat niet zo is, is meestal toestemming nodig van de leerling of diens wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Onze school bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. De meeste gegevens uit het leerlingdossier bewaren wij gedurende (maximaal) drie jaar nadat de leerling is uitgeschreven bij onze school; voor sommige gegevens geldt een langere (wettelijke) bewaartermijn. Gegevens over verzuim, afwezigheid en inen uitschrijving van leerlingen bewaren wij bijvoorbeeld gedurende 5 jaar nadat de leerling is uitgeschreven.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij van u hebben en wat we daarmee doen;
• inzage in deze persoonsgegevens;
• het laten corrigeren van fouten;
• het laten verwijderen van (bijvoorbeeld) verouderde persoonsgegevens;
• intrekken van toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens, als de verwerking berust op deze toestemming;
• bezwaar maken tegen gebruik van persoonsgegevens, met name als u vindt dat wij onvoldoende belang hebben bij het verwerken van de gegevens;
• het laten beperken van de verwerking van persoonsgegevens, indien u een verzoek heeft gedaan tot correctie, bezwaar heeft gemaakt of van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken.

Voorts heeft u het recht om ons te verzoeken om persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie, en om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming.
Voor leerlingen jonger dan 16 jaar worden deze rechten uitgeoefend door hun wettelijk vertegenwoordigers.
Om een beroep te doen op de bovenstaande rechten, kunt u zich schriftelijk (ook per e-mail) wenden tot de schoolleiding. De contactgegevens vindt u bovenaan deze privacyverklaring. Vervolgens wordt beoordeeld in hoeverre aan uw verzoek kan worden voldaan. Daarbij houden wij ons aan de wettelijke voorschriften.

Wijzigingen

De inhoud van deze privacyverklaring wordt regelmatig aangepast aan de actualiteit. Bovenaan deze privacyverklaring vindt u de datum waarop deze versie van de privacyverklaring tot stand is gekomen.

Vragen of klachten?

Wilt u meer weten over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Of heeft u andere vragen? Dan kunt u altijd contact opnemen met de schoolleiding. Bent u van mening dat wij niet correct hebben gehandeld? Dan kunt u een beroep doen op de algemene klachtenregeling van Stichting PCO Noord Twente. Indien u vindt dat uw klacht niet op een juiste manier wordt afgewikkeld, dan kunt u zich wenden tot de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs (LKC) of de Autoriteit persoonsgegevens (AP).